Podmínky předávání osobních údajů

1. DEFINICE

1.1 Slova a výrazy s velkým počátečním písmenem mají následující význam pro účely těchto Podmínek:

„Klient“ – osoba (fyzická anebo právnická), která se společností Talentem uzavřela Smlouvu o poskytování náborových služeb či jinou smlouvu, která výslovně odkazuje na tyto Podmínky a činí je tak nedílnou součástí příslušné smlouvy;

„Občanský zákoník“ – zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů;

„Osobní údaje“ – jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu, která podléhá ochraně ve smyslu článku 4 bodu 1) GDPR;

„Subjekt údajů“ – fyzická osoba, které se osobní údaje týkají; v kontextu těchto Podmínek se jedná zejména o kandidáty/uchazeče o zaměstnání;

„Smlouva o poskytování náborových služeb“ – Smlouva o poskytování náborových služeb a/nebo jakákoliv jiná smlouva uzavřená (či pouhá objednávka Klienta doručená společnosti Talentem) za účelem využívání služeb pro nábor zaměstnanců a hledání práce nabízených společností Talentem;

„Strany“ – společnost Talentem a Klient.

2. PŘEDMĚT A ÚČEL 

2.1 Předmětem těchto Podmínek je úprava pravidel a podmínek zpracování a předávání Osobních údajů Subjektů údajů společností Talentem Klientovi, přičemž v tomto případě dochází k předávání Osobních údajů mezi dvěma samostatnými správci.

2.2 Podmínky upravují vztahy mezi společností Talentem a Klientem, zejména pak vymezují účel, pro který budou Osobní údaje předávány, možnosti, jakými může být s poskytnutými Osobními údaji nakládáno, a záruky obou Stran zajišťující náležité plnění některých povinností vyplývajících z GDPR a použitelných právních předpisů na ochranu Osobních údajů včetně zajištění technického a organizačního zabezpečení Osobních údajů.

2.3 Podmínky dále upravují pravidla ochrany Osobních údajů při jejich shromažďování, předávání a zpracovávání společností Talentem a Klientem a rozdělení odpovědnosti Stran za zpracování Osobních údajů, jež jsou předmětem předávání dle těchto Podmínek.

2.4 Strany se dohodly, že tyto Podmínky se v celém rozsahu použijí na Osobní údaje předávané na základě nebo v souvislosti se Smlouvou o poskytování náborových služeb (tj. jakékoliv smlouvy uzavřené mezi Klientem a společností Talentem či i pouhé objednávky doručené společnosti Talentem ze strany Klienta, jejichž předmětem je poskytování služeb pro nábor zaměstnanců a hledání práce nabízených společností Talentem) či jiné smlouvy, která výslovně odkazuje na tyto Podmínky a činí je tak nedílnou součástí takové smlouvy, jakož i na veškeré další osobní údaje předávané mezi Stranami na základě budoucích nebo jiných smluvních ujednání, přičemž tato budoucí nebo jiná smluvní ujednání se budou pro plnění zde sjednaných práv a povinností považovat rovněž za Smlouvu o poskytování náborových služeb ve smyslu těchto Podmínek. 

3. ROZSAH ÚDAJŮ

3.1 Podmínky se vztahují na veškeré Osobní údaje, které jsou společností Talentem předány Klientovi v souvislosti se Smlouvou o poskytování náborových služeb, především se jedná o identifikační údaje, kontaktní údaje, pracovní pozice, informace sdělené Subjektem údajů v průběhu telefonického (po)hovoru, veškeré údaje/informace obsažené v životopisu Subjektu údajů, popřípadě jakékoliv další údaje, které společnost Talentem k danému Subjektu údajů dle svého rozhodnutí přiřadí anebo které Subjekt údajů sám poskytne. 

3.2 Na základě těchto Podmínek ani Smlouvy o poskytování náborových služeb zpravidla nejsou předávány zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu článku 9 GDPR s výjimkou případů, kdy v souvislosti s konkrétní pracovní nabídkou je dán věcný důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a pro tyto případy zpracování těchto údajů stanoví zvláštní právní předpis nebo byl poskytnut výslovný souhlas Subjektu údajů. V takových případech mohou být předávány i zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu článku 9 GDPR či jiné citlivé údaje o Subjektech údajů ze strany společnosti Talentem Klientovi. Klient je povinen dbát, aby žádný Subjekt údajů neutrpěl újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti.

4. PRÁVA A POVINNOSTI STRAN

4.1 Strany jsou povinny dbát náležité ochrany při zpracování Osobních údajů Subjektů údajů. 

4.2 Společnost Talentem se při zpracování a uchování Osobních údajů Subjektů údajů řídí Zásadami zpracování osobních údajů a interní politikou ochrany osobních údajů společnosti Talentem. Politika ochrany osobních údajů obsahuje podrobný popis způsobu zpracování osobních údajů a práv a povinností týkajících se ochrany osobních údajů zpracovávaných společností Talentem. 

4.3 Klient jako samostatný správce osobních údajů se zavazuje zpracovávat Osobní údaje Subjektu údajů v souladu se Smlouvou o poskytování náborových služeb, dle které (i) společnost Talentem vyhledá a vyhodnotí vhodné Subjekty údajů na volná pracovní místa Klienta a (ii) Klient zváží a příp. si vybere a uzavře se Subjektem údajů smlouvu/dohodu (pracovní smlouvu či dohodu obchodního charakteru). 

4.4 Klient je oprávněn předané Osobní údaje zpracovávat pouze v rámci účelu stanoveného dle článku 4.3 těchto Podmínek, a to na základě platného právního důvodu pro zpracování těchto Osobních údajů vyplývajícího z GDPR či jiných použitelných právních předpisů na ochranu osobních údajů. Klient bude zpracovávat Osobní údaje v souladu s GDPR a relevantními právními předpisy na ochranu osobních údajů.

4.5 Klient bere na vědomí, že pokud překročí účel stanovený v článku 4.3 těchto Podmínek, pro který je oprávněn zpracovávat Osobní údaje předané společností Talentem, může při takovém zpracování dojít k rozporu s GDPR či dalšími právními předpisy na ochranu osobních údajů. 

4.6 Klient bere na vědomí, že je povinen přijmout veškerá technická či organizační opatření zajišťující bezpečnost Osobních údajů a že v případě neoprávněného či nahodilého přístupu k Osobním údajům, jejich změny, zničení či ztráty, neoprávněných přenosů, jejich jiného neoprávněného zpracování, jakož i jiného zneužití Osobních údajů, je samotný Klient plně odpovědný za tento případ porušení zabezpečení osobních údajů či jeho hrozbu. 

4.7 Strany se zavazují, že budou používat odpovídající technické zařízení a programové vybavení způsobem, který vyloučí neoprávněný či nahodilý přístup k Osobním údajům ze strany jiných (neoprávněných) osob, zejména:

• budou Osobní údaje uchovávat v náležitě zabezpečených objektech a místnostech;
• Osobní údaje v elektronické podobě budou uchovávat na zabezpečených serverech nebo na nosičích dat, ke kterým budou mít přístup pouze pověřené (oprávněné) osoby;
• zajistí dálkový přenos Osobních údajů buď pouze prostřednictvím veřejně nepřístupné sítě, nebo prostřednictvím zabezpečeného přenosu po veřejných sítích.

Klient se zavazuje poskytnout společnosti Talentem bezpečný kanál pro předávání dokumentů obsahující Osobní údaje. V případě, že určený kanál pro předávání Osobních údajů nezajišťuje dostatečnou míru zabezpečení, může společnost Talentem trvat na posílení zabezpečení souvisejícího s daným předáváním osobních údajů. V případě uniku či jiného nežádoucího přístupu k Osobním údajům v důsledku nedostatečně zabezpečeného komunikačního kanálu odpovídá Klient za případnou vzniklou újmu ve smyslu článku 4.6 těchto Podmínek.

4.8 Strany se zavazují poskytnout si vzájemně veškerou potřebnou součinnost a podklady pro zajištění bezproblémové a efektivní realizace Smlouvy o poskytování náborových služeb v souladu s těmito Podmínkami, a to zejména v případě jednání s dozorovým úřadem nebo s jinými veřejnoprávními orgány. Povinnost poskytnout součinnost dle tohoto článku 4.8 ze strany společnosti Talentem se nevztahuje na situace, kdy Klient použije Osobní údaje Subjektu údajů v rozporu s těmito Podmínkami či Smlouvou o poskytování náborových služeb, především použije-li osobní údaje v rozporu s účelem uvedeným v článku 4.3 těchto Podmínek. Strany si jsou rovněž vzájemně nápomocny a navzájem si poskytnou, pokud je to možné, potřebnou součinnost pro splnění povinnosti kterékoliv ze Stran reagovat na žádosti o výkon práv Subjektu údajů.

4.9 Každá ze Stran je povinna a zároveň oprávněna vyřizovat práva Subjektu údajů dle článku 15 a násl. GDPR na základě žádosti Subjektů údajů doručené dané straně a týkající se zpracování prováděného danou Stranou zvlášť, aniž by musela mít souhlas druhé Strany.

5. INFORMAČNÍ POVINNOST

5.1 V souladu se zásadou transparentnosti se

• společnost Talentem zavazuje zejména ve vztahu ke kandidátům/uchazečům plnit informační povinnost v rozsahu dle článku 13 a 14 GDPR, zejména o účelech zpracování a právech Subjektu údajů;
• Klient zavazuje plnit informační povinnost v rozsahu dle článku 14 GDPR, zejména o kategoriích získaných osobních údajů a o jejich zdroji. 

5.2 Z informace poskytnuté Klientem musí být Subjektům údajů zřejmé, že sám Klient vystupuje v pozici samostatného správce osobních údajů a dále to, v jaké podobě (rozsahu) Klient přijímá a zpracovává Osobní údaje od společnosti Talentem.

6. ODPOVĚDNOST

6.1 Pro vyloučení všech pochybností Strany uvádějí, že každá Strana nese odpovědnost za plnění svých vlastních povinností vyplývajících z právních předpisů, které se na ni vztahují, včetně povinností vyplývajících z GDPR a z těchto Podmínek. Každá Strana nese vlastní odpovědnost za škodu způsobenou pokutou udělenou příslušným dozorovým úřadem nebo způsobenou nároky třetích stran vůči této Straně, pokud byla tato újma způsobena porušením výlučně vlastních povinností této Strany. V případě, že druhá Strana nezavinila uložení pokuty nebo nároky třetích stran porušením své povinnosti dle těchto Podmínek, není odpovědná za újmu způsobenou pokutou uloženou příslušným úřadem jedné Straně nebo způsobenou nároky třetích stran vůči jedné Straně.

7. ZPRACOVÁNÍ NA ZÁKLADĚ POVĚŘENÍ KLIENTA

7.1 V případě, že Klient pověří společnost Talentem konkrétním zpracováním osobních údajů, které bude společnost Talentem provádět v pozici zpracovatele osobních údajů, uzavřou Strany samostatnou smlouvu o zpracování osobních údajů dle článku 28 GDPR.

8. ÚČINNOST A DOBA TRVÁNÍ TĚCHTO PODMÍNEK

8.1 Tyto Podmínky tvoří nedílnou součást Smlouvy o poskytování náborových služeb, tedy nabývají platnosti a účinnosti ke dni podpisu/uzavření Smlouvy o poskytování náborových služeb a zanikají současně se Smlouvou o poskytování náborových služeb. V případě, že Strany uzavřely nebo v budoucnu uzavřou jinou smlouvu, v rámci níž může docházet mimo jiné i ke zpracování Osobních údajů, uplatní se tyto Podmínky ve stejném rozsahu, příp. Strany uzavřou smlouvu o vymezení podílu na odpovědnosti mezi společnými správci dle článku 26 GDPR anebo smlouvu o zpracování osobních údajů dle článku 28 GDPR.

8.2 Klient je po zániku Smlouvy o poskytování náborových služeb povinen dodržovat veškeré povinnosti plynoucí z GDPR či jiných použitelných právních předpisů na ochranu osobních údajů vedoucí zejména k předejití jakémukoliv neoprávněnému zpracování s Osobními údaji Subjektu údajů.

 
8.3 Ustanovení těchto Podmínek, která dle své povahy mají trvat i po zániku účinnosti Smlouvy o poskytování náborových služeb či těchto Podmínek přetrvávají. Povinnost zachování důvěrné povahy Osobních údajů trvá i po ukončení Smlouvy o poskytování náborových služeb.

9. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

9.1 Právní vztahy, závazky, práva a povinnosti vyplývající z těchto Podmínek, jakož i dodatky k ní a její výklad, se budou řídit GDPR, Občanským zákoníkem a dalšími obecně závaznými právními předpisy České republiky.

9.2 Bude-li kterékoli ustanovení těchto Podmínek shledáno příslušným soudem nebo jiným orgánem neplatným, neúčinným, zdánlivým nebo nevymahatelným, bude takové ustanovení považováno za vypuštěné z těchto Podmínek a ostatní ustanovení Podmínek budou nadále trvat, pokud z povahy takového ustanovení nebo z jeho obsahu anebo z okolností, za nichž bylo uzavřeno, nevyplývá, že je nelze oddělit od ostatního obsahu těchto Podmínek. Strany v takovém případě uzavřou takové dodatky ke Smlouvě o poskytování náborových služeb, které umožní dosažení výsledku stejného, a pokud to není možné, pak co nejbližšího tomu, jakého mělo být dosaženo původním neplatným, neúčinným, zdánlivým nebo nevymahatelným ustanovením.

9.3 Strany se zavazují vyřešit jakýkoliv spor vzniklý v souvislosti s plněním Smlouvy o poskytování náborových služeb smírnou cestou. Neobsahuje-li Smlouva o poskytování náborových služeb jiné ustanovení, platí, že v případě, že se Stranám nepodaří vyřešit spor smírnou cestou do třiceti (30) dnů, je k řešení takového sporu příslušný Rozhodčí soud při Hospodářské komoře České republiky a Agrární komoře České republiky v rámci řízení vedeného před třemi rozhodci podle řádu Rozhodčího soudu.

9.4 Společnost Talentem si vyhrazuje jednostrannou změnu těchto Podmínek. O každé takové změně společnost Talentem informuje Klienta dva (2) týdny před nabytím účinnosti této změny. Pokud Klient nesouhlasí se změněnými podmínkami, má možnost z tohoto důvodu jednostranně vypovědět Smlouvu o poskytování náborových služeb.

9.5 Podmínky jsou platné a účinné od 01.09.2021.